SOSYAL İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ İÇ TÜZÜĞÜ

20

Madde 1.
GENEL HÜKÜMLER

Sosyal İlişkiler Müdürlüğü Ana Tüzüğün 49.  maddesi gereğince çalışan teknik müdürlüklerden biridir.

Amacı; Folklor Kurumunun üye ve elemanları arasında yakınlaşmayı, karşılıklı sevgi ve saygınlık ilkeleri etrafında bütünleşmeyi sağlamak, eğitici, öğretici, hoşça vakit geçirmeye yönelik sosyal ve kültürel etkinlikleri düzenlemektir.

Madde 2.
Faaliyet Alanı: 1. maddede belirtilen amaca uygun olarak;

  1. Yurt içinde sosyal ve kültürel etkinliklerde bulunmak amacı ile gezi, piknik vb. düzenlemek,
  2. Tiyatro, konser gibi etkinlikleri üyelerimize izletmek için dış organizasyonlar yapmak,
  3. Lokalin işbirliğini sağlamak ( sergi, film, dia ve video gösterimi, dinleti, konferans, eğlence vb.),
  4. Folklor Kurumuna gelir sağlamak amacı ile etkinlikler düzenlemek ( kermes, balo, piyango, çay, yemek vb.),
  5. Üye ve elemanlar arasında yarışmalar düzenlemek (spor karşılaşmaları, satranç ya da tavla turnuvası, kompozisyon ya da resim yarışmaları vb.),
  6. Diğer birimlerin kendi içlerinde yapmak istediği lokal etkinliklerini organize etmek, yürütmek ve sonuçlandırmak,
  7. Folklor Kurumu genel merkezinde düzenlenecek olan kurslar (dans, fotoğrafçılık, yabancı dil vb.) gerekli tanıtımının ve kayıtlarının yapılması, kurs programının planlanması, kurs ücretlerinin toplanması ve Genel Muhasibe teslim edilmesi,
  8. Protokol karşılama listesi oluşturmak ve bu protokolleri etkinliklere davet etmek,
  9. Folklor Kurumunun tüm etkinliklerini üyelere duyurup, katılımı sağlamak,
  10. Almanak hazırlanması, güncelleşmesi işlerini yapmak, basımını ve dağıtımını Basın Yayın Müdürlüğü aracılığı ile yapmaktır.
  11. Dernek elemanları ve üyeleri içinde gerekli anket ve istatistikler hazırlamak ve sonuç çıkarmak,
  12. Dernek üye ve elamanları arasında (Kan, eşya değişimi, sağlık, ziyaret vb.) yardım, malzeme temini, haberleşme, toplama, dağıtma faaliyetlerini yürütmek,
  13. Üyelerimizin kullanacağı “TFK Yardım Sandığı” oluşturmak ve bu işle ilgili organizasyonlar yapmak,
  14. Yönetim Kurulunun izni ile (dönem kolları, meslektaş kolları vb. gibi) geçici komisyonlar kurmak,
  15. Eski üyelerin etkinliklerde yer almaları için gerekli olan yazışmaları düzenlemek, adres arşivi oluşturmak,
  16. Yapılacak organizasyonlarda görevlilerin iaşesini sağlamak,
  17. Dernek üye ve elemanları arasında emniyet, ilk yardım, acil durum önlemlerini alıp, malzeme temin ve yerleşimini hazırlamak, bu konudaki elemanların eğitimini ve organizasyonunu sağlamaktır.
  18. Folklor Kurumu genel merkezinin iyileştirilmesi için kendi bünyesinde bir “Lokal Amirliği” oluşturur. Lokal Amirliğinin ana görevi; periyodik bakım, temizlik, badana-boya, inşa ve onarım işleri vs. ihtiyaçlarını tespit edip Yönetim Kurulunun onayını alarak gereğinin yapılmasını sağlamaktır.

Tüm bölümlerin; Folklor Kurumu üyelerini ilgilendiren faaliyetlerinin organizasyonu, bölümlerin talebi ve Yönetim Kurulunun onayı ile Sosyal İlişkiler Müdürlüğünce düzenlenir.

Madde 3.
Sosyal İlişkiler Müdürü; Kurum üyeleri arasından Yönetim Kurulu kararı ile atanır.
Müdür; Yönetim Kurulundan atanma yazısını aldıktan sonra asaleten göreve atanmış sayılır.
Görevi kabul ediyor ise atama tarihinden itibaren 15 gün içinde yıllık ana programını, çalışma programını, çalışma kadrosunu ve yönetmeliğin diğer maddelerinin öngördüğü hususları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak ve onay almak zorundadır. Müdür tarafından sunulan raporu, Yönetim Kurulu ilk toplantısında görüşüp karara bağlar.
Rapor onaylanmadığı takdirde müdür gösterilen sebepleri göz önünde tutarak 7 gün içerisinde raporunu yeniler ve tekrar Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu bu raporu da yetersiz görürse müdür görevden azledilmiş sayılır. Müdürün görevi bu raporun onayından sonra resmen başlar.
Müdürlük bünyesindeki kol ve amirlik birimlerinin atanmasını ve çalışmalarını koordine eder ve Yönetim Kuruluna bilgi verir.
Müdürün görev süresi, Yönetim Kurulunun görev süresi kadardır.
Müdürün görevi her ne sebeple olursa olsun sona erdiğinde, Yönetim Kurulu tarafından asaleten ya da vekâleten yeni bir müdür ataması yapılıncaya kadar görevine devam eder ve yaptırımlardan sorumludur.

Madde 4.
SOSYAL İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

  1. Üyelerimiz arasında Folklor Kurumunun iyi yönde propagandasını yapar, yaptırır.
  2. Müdür; yardımcıları ile birlikte, yürüteceği çalışma temposunu, toplantı periyotlarını, sistemini, gün ve saatlerini kendisi kararlaştır ve bilgi için Yönetim Kuruluna sunar. Alınacak karar icra organının karar defterine yazılır.
  3. Müdürün kendisi ve müdürlüğü ile ilgili Yönetim Kurulu kararına itiraz hakkı vardır. Yönetim Kuruluna sunacağı gerekçeli itirazı, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında görüşülür. Yönetim Kurulunun bu defa vereceği karar kesindir.
  4. Müdür; kendi çalışma alanları içinde, Yönetim Kurulunun onayını alarak geçici çalışma komisyonları oluşturabilir. Bu komisyonun çalışmalarından ve sonuçlarından müdür sorumludur.
  5. Müdür; yardımcısı veya görevli kadrosunda yapacağı ilâve ve çıkarma teklifleri ile raporda bulunmayan etkinlikler için hazırlayacağı ek raporu Yönetim Kurulunun onayına sunmak zorundadır.
  6. Müdür; gerek gördüğü hallerde Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde diğer icra organları ile işbirliği yapabilir. Ancak, görev alanı net olmayan konularda, sorumlu icra organına Yönetim Kurulu karar verir.
  7. Müdür; yetki ve görev alanları konusunda diğer icra organları ile uyuşmazlığa düştüğünde, çalışmaya başlamadan önce Yönetim Kuruluna başvurmak zorundadır. Yönetim Kurulunun vereceği karar kesindir.
  8. h) Diğer icra organları ile yapılacak toplantılara bizzat müdür katılır. Ancak önemli bir mazereti olursa vekili ya da bir yardımcısını görevlendirir. Bu durumda müdürlükle ilgili toplantıda alınan kararlardan vekili ya da yardımcısı sorumludur.
  9. ı)   Göreve gelen Müdür; teslim aldığı demirbaş ve dokümantasyon envanterini kontrol eder ve Yönetim Kuruluna iletir.

    1. Müdürlük; Yönetim Kurulu onayı olmaksızın demirbaş satın alamaz. Gerekli gördüğü demirbaşları Genel Sekreterden zimmetli olarak alır ve kullanır. Görev süresi sona erdiğinde üzerine kayıtlı demirbaşları aldığı şekilde teslim etmekle yükümlüdür. Derneğe ait demirbaşların kullanımı ve müdürlüğe ait olanlarının, üçüncü şahıslara verilebilmesini Yönetim Kurulunun onayına sunar.
    2. Müdür; çalışmaları ile ilgili faaliyet raporlarını Genel Sekretere, mali raporları Genel Muhasibe verir.
    3. Müdürlüğün çalışmaları esnasında, müdüre teknik yönden müdahale edilemez. Ancak o faaliyetin bitiminde, Yönetim Kurulu gerek görürse uyarıda bulunabilir. Genel sekreter ve görevli Yönetim Kurulu üyesi, Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasından sorumlu olduğu için müdürün faaliyetlerini takip edip araştırır.
    4. l) Yapılacak Tüm Faaliyetler:
      1. Aylık rapor,
      2. Her faaliyet için rapor,
      3. Faaliyet sonuç raporu şeklinde belirtilecek ve sonuçlandırılacaktır.
    5. Müdürlüğün yapmayı planladığı her türlü faaliyeti, önceden Yönetim Kuruluna yazı ile bildirip, onay almak zorundadır. Ayrıca müdür, faaliyet bitiminde sonuçları yazılı bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
    6. Kurum üyeleri arasında sosyal yardımlaşmayı sağlamak amacıyla yardım sandığı oluşturmak,
    7. Müdür; yapmakta olduğu veya yapacağı faaliyetler için mali kaynak yaratmak

    amacı içinde olmalıdır. Her türlü harcama için Yönetim Kurulundan onay almak zorundadır. Gerekli hallerde Yönetim Kurulunun belirleyeceği miktar doğrultusunda avans sistemi ile çalışabilir. Her şekilde fatura ve diğer resmi evrakı Genel Muhasibe zamanında teslim etmek zorundadır.

    1. Müdür; üçer aylık dönemler halinde yaptığı faaliyetler ile ilgili bir raporu Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
    2. Müdür; her ne sebeple olursa olsun görevden ayrıldığı zaman, üzerine kayıtlı demirbaşları ve tutmakla zorunlu olduğu defterleri Genel Sekretere, avans hesabını da Genel Muhasibe vermek zorundadır.

    Madde 5.
    Müdürlük ile Yönetim Kurulunun ilişkilerini Genel Sekreter yürütür; ancak müdürlüğün çalışmalarını hızlandırmak, küçük sorunların çözümünü kolaylaştırmak ve Yönetim Kurulunun çalışma zamanını daha iyi kullanabilmesine olanak vermek amacı ile Yönetim Kurulu gerek görürse bir üyesini müdürlükten sorumlu olarak görevlendirebilir. Bunu yapmaz ise sorumluluk ve yetki Genel Sekreterindir.

    Madde 6.
    SOSYAL İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN İÇYAPISI

    Müdür kendisine üyelerden en az 3 en çok 5 sayıda yardımcı ve gerekli olması halinde çalışmalarına yardımcı olması amacı ile Folklor Kurumu üyesi olan veya üyeliğe hak kazanmayan Folklor Kurumu mensubu kişilerden en fazla 4 (DÖRT) görevli daha seçerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
    Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde ret ya da değişiklik kararı alabilir.
    Müdür; kadrosunun hareket ve davranışlarından dolayı Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.

    Sosyal İlişkiler Müdürü, müdür yardımcılarını;

    1. Vekil müdür yardımcısı,
    2. Muhasebeden sorumlu müdür yardımcısı,
    3. Planlama ve Organizasyon Müdürlüğünden sorumlu müdür yardımcısı,
    4. Bilişim Kolundan sorumlu müdür yardımcısı olarak görevlendirir.

    Müdür; görevden almak istediği yardımcısı veya görevlisi ile ilgili gerekçeleri belirterek yaptırımı Yönetim Kurulunun onayına sunar. Yardımcılar ve görevliler müdürün kendilerine verdiği görevi yerine getirmekle yükümlüdürler.

    • Görevliler: Müdür ve yardımcıların dışındaki konu uzmanıdır.

    Madde 7.
    Hiçbir yardımcı ve görevli, müdürlük dâhilindeki sorunlar konusunda Yönetim Kurulu ile doğrudan ilişki kuramaz. Ancak sorun müdür ile ilgili ise Yönetim Kuruluna başvurabilir.

    Madde 8.
    SOSYAL İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN YAZIŞMA ESASLARI

    1. Sosyal İlişkiler Müdürlüğü; Yönetim Kurulundan yetki almadan dış yazışma yapamaz.
    2. Müdürlük, yaptığı dış yazışmaları mutlaka üç nüsha olarak düzenlemelidir. Bir sureti yazışma yapılan adrese gönderilecek, ikinci nüsha müdürlükçe dosyalanıp saklanacak, üçüncü nüsha ise Yönetim Kuruluna sunulacak olan bilgi yazısına eklenecektir. Yazışmaların yabancı dilde yapılması halinde, çevirilerin ekli olarak sunulması gerekmektedir.
    3. Yazışmalar için mutlaka gelen-giden evrak defteri tutulacak ve bu defterde gönderilen yazı ile gelen cevap yazıları ilişkilendirilecektir. Müdürlük yaptığı her faaliyet sonunda faaliyetler ile ilgili bir rapor yazıp Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
    4. Yapılan yazışmalar ile ilgili adres, tel, faks vb. iletişim araçları ile ilgili bilgiler müdürlükçe tutulacak bir ana fihristte saklanır.
    5. Müdürlük yazışmalar sırasında kendisine gönderilen belge, bilgi, video, bant, kitap, dia, dergi, fotoğraf gibi dokümanları tutanakla ilgili birime gönderir. Dernek demirbaşı olması gerekenleri de Yönetim Kuruluna bildirerek demirbaş defterine kayıt ettirir.
    6. Müdürlük yaptığı görüşmeler ve yazışmalar sonucu gerçekleşmesi olası etkinlikler için kabul ya da ret cevabını Yönetim Kurulunun onayını alarak karşı tarafa bildirebilir.

    Yönetim Kurulunun onayı alınmadan; dernek adına basın bildirisi dâhil hiçbir taahhüt ya da yaptırıma girilemez, derneğin hükmi şahsiyetini bağlayıcı açıklamalar yapılamaz, dernek adına konuk olunamaz. Aksi takdirde sorumluluk müdüre aittir.

    Madde 9.
    Müdürlük kendi bünyelerinde;

    1. Demirbaş defteri,
    2. Gelir – Gider defteri,
    3. Gelen – Giden evrak defteri,
    4. Karar defteri,
    5. Ayrıca müdürlüğe bağlı olan “Lokal Amirliği” ‘nce [merkez ve lokaldeki sabit demirbaşları tutmak üzere] zorunlu olarak tutulacak sabit demirbaş defteri ve bunların dışında kendi bölümleri ile ilgili diğer defterleri tutmakla yükümlüdür.
    6. Madde 10.
      Sosyal İlişkiler Müdürü çalışmalar dışında haftada 2 yarım gün Folklor Kurumunda mesai yapmak zorundadır. Bu mesainin gün ve saatleri detay programla Yönetim Kuruluna bildirilir.

      Madde 11.
      Bu iç Tüzükte belirtilmemiş veya atlanmış hususlarda Folklor Kurumu Ana Tüzüğünün ilgili maddelerindeki hükümler uygulanır.

      Bu İç Tüzük 04.11.2018 tarihli genel kurul kararı ile yetki verilen Folklor Kurumu Yönetim Kurulunca düzenlenmiştir. Yönetim Kurulunun 24.02.2020 tarih ve 2020 / 81 sayılı kararı ile yürürlüğe konmuştur.

      Genel Başkan, Nabey ÖNDER
      Genel Sekreter, Remzi YÜZBAŞIOLU
      Genel Muhasip, Muammer İSKENDER
      Üye, Kemal ŞULEKOLU
      Üye, Şevki AKSOY
      Üye, Selma ÇOPUR
      Üye, Birol ÖLMEZ
      Üye, Filiz REÇBER
      Üye, Deniz SARIÇAYIR

      Sosyal İlişkiler Müdürlüğü İç Tüzüğünü  İmza Karşılığı Elden Aldım.
      Zeynep ŞANLI
      TFK Sosyal İlişkiler Müdürü