Madde 1.
GENEL HÜKÜMLER
Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü Ana Tüzüğün 49. maddesi gereğince çalışan müdürlüklerden biridir.
Amacı; Kurumun bünyesindeki tüm icra grupları için gerekli olan kostüm, dekor ve aksesuarların temini, korunması ve bakımından sorumlu olan teknik müdürlüktür. Yönetim Kurulunun onayını alarak, Folklor Kurumunun menfaatleri doğrultusunda kostüm, dekor ve aksesuar yönüyle eksikleri tamamlar, yenilerini yaptırır, temiz ve ütülü şekilde korunmasını sağlar.
Madde 2.
Faaliyet Alanı:
-
- Tüm kostüm, dekor ve aksesuarlar ile bayrak, Folklor Kurumu flaması ve benzeri malzemeler; Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürlüğüne zimmetlidir. Dernek demirbaş defteri dışında, ayrı bir demirbaş ve işlemler için kayıt defteri tutmakla yükümlüdür.
- Tüm kostüm ve aksesuar kullanan elemanların, ihtiyaçlarını Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğüne tarihi ve tutarı açık olmak kaydı ile bir senet düzenleyerek teslim almaları gerekmektedir. Bu senetler eşyaların kaybolması ya da onarılamaz durumda hasar görmesi sonucu yasal olarak işleme konulur.
- Kurum haricindeki şahıs, dernek ve kuruluşlara kiralık olarak kostüm ve aksesuar verilmez. Yönetim Kurulunun onayı ile 3. şahıslara verilen kostümlerin sorumluluğu Yönetim Kuruluna aittir.
- Kostüm ve aksesuarların eksiksiz ve temiz olarak kullanılabilmesi için etkinliklerin, ilgili bölümler tarafından Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürlüğüne en az 3 gün önceden tüm detayları ile bildirilmesi gerekmektedir.
- Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü, dağıtım ve iade alma günlerini tüm elemanlara duyurmakla mükelleftir.
- Kurum dışı 3. şahıslardan, dernek ya da kuruluşlardan kullanılmak üzere alınan kostüm ve aksesuarların sorumluluğu; Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürlüğüne aittir. Özel durumlarda Yönetim Kurulunun bilgisi ile 3. şahıslara devredilebilir.
- Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü; kostüm ve aksesuarları teslim tutanağı ile kişilere zimmet eder.
- Kişilere tutanakla teslim edilen kostüm ve aksesuarların kirli, yırtık ve kırık olması durumunda tutanakla teslim ettiği kişiden tazmin etmeye yetkilidir. Cezai işlem için Yönetim Kuruluna bilgi verilir.
- Kostümler sayım yapılarak imza karşılığı teslim alınır ve iade edilir. Kirli, yırtık ve kırık kostüm ve aksesuarlar, Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü tarafından iade alınmaz. Kostüm ve aksesuarları teslim alanlar; üzerine zimmetli eşyaları temiz ve sağlam olarak iade etmekle yükümlüdürler.
- Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü ilân ettiği dağıtım gününde, kostümlerini teslim almayanları ilgili bölüme iletmekle yükümlüdür. Gösteride herhangi bir problem yaşanmaması için alınacak tedbir, karar ve sorumluluk ilgili bölüm başkanlığına aittir.
- Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğünün ilân ettiği günde kostümünü tam ve sağlam olarak iade etmeyenler ve bunu alışkanlık haline getirenler hakkında Yönetim Kuruluna ceza talebinde bulunabilir. Karar Yönetim Kurulunundur.
- İstanbul dışı, ya da Yurtdışı seyahatlerde kostümler, kafile başkanının belirleyeceği bir kostüm sorumlusuna teslim edilir. Böyle bir sorumlu bulunmadığı hallerde tek tek kişilere zimmetlenir.
- Enstrüman, ya da benzeri [Kurum üye ve elemanı olmayan] kişilerin kostümleri;
- a) İstanbul içi gösterilerde; ilgili bölüm başkanlığı görevlisine,
- b) Yarışmalarda; öğreticilere,
- c) Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerde şahısların kendilerine, imza karşılığı zimmetle verilir ve iade alınır. Sorumluluk teslim alana aittir.
- Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü, öğreticilerin talepleri doğrultusunda eksik ya da yenilenmesi gereken kostüm ve aksesuarlar için fiyat araştırması yaparak sonucu bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunar. Alım için karar Yönetim Kurulunundur.
- Folklor Kurumunun tüm birimlerinin yapacakları faaliyetlerde; sahne düzenlenmesi, süslenmesinden, dekorundan ve yerleşiminden Kostüm, Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü sorumludur.
Madde 3.
Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürü; Kurum üyeleri arasından Folklor Kurumu Yönetim Kurulu kararı ile atanır.
Müdür; Yönetim Kurulundan atanma yazısını aldıktan sonra asaleten göreve atanmış sayılır.
Görevi kabul ediyor ise atama tarihinden itibaren 15 gün içinde yıllık ana programını, çalışma programlarını, çalışma kadrosunu ve iç tüzüğün diğer maddelerinin öngördüğü hususları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak ve onay almak zorundadır.
Müdür tarafından sunulan raporu, Yönetim Kurulu ilk toplantısında görüşüp karara bağlar.
Rapor onaylanmadığı takdirde müdür gösterilen sebepleri göz önünde tutarak 5 gün içerisinde raporunu yeniler ve tekrar Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu bu raporu da yetersiz görürse müdür görevden azledilmiş sayılır.
Müdürün görevi bu raporun onayından sonra resmen başlar.
Müdürün görev süresi, Yönetim Kurulunun görev süresi kadardır. Genel kurul sonrasında seçilen Yönetim Kurulu yeni atama yapana kadar görevini devam ettirir.
Müdürün görevi her ne sebeple olursa olsun sona erdiğinde, Yeni Yönetim Kurulu tarafından asaleten ya da vekâleten yeni bir müdür ataması yapılıncaya kadar görevine devam eder ve yaptırımlardan sorumludur.
Madde 4.
KOSTÜM DEKOR VE AKSESUAR MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ
-
-
- Müdür; yardımcıları ile birlikte, yürüteceği çalışma temposunu, toplantı periyotlarını, sistemini, gün ve saatlerini kendisi kararlaştır ve bilgi için Yönetim Kuruluna sunar. Alınacak karar icra organının karar defterine yazılır.
- Müdürün kendisi ile ilgili Yönetim Kurulu kararına itiraz hakkı vardır. Yönetim Kuruluna sunacağı gerekçeli itirazı, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında görüşülür. Yönetim Kurulunun bu defa vereceği karar kesindir.
- Müdür; kendi çalışma alanları içinde, Yönetim Kurulunun onayını alarak geçici çalışma komisyonları oluşturabilir. Bu komisyonun çalışmalarından ve sonuçlarından müdür sorumludur.
- Müdür; yardımcısı veya görevli kadrosunda yapacağı ilâve ve çıkarma teklifleri ile raporda bulunmayan etkinlikler için hazırlayacağı ek raporu Yönetim Kurulunun onayına sunmak zorundadır.
- Müdür; gerekli gördüğü hallerde Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde diğer icra organları ile işbirliği yapabilir. Ancak, görev alanı net olmayan konularda, sorumlu icra organına Yönetim Kurulu karar verir.
- Müdür; yetki ve görev alanları konusunda diğer icra organları ile uyuşmazlığa düştüğünde, çalışmaya başlamadan önce Yönetim Kuruluna başvurmak zorundadır. Yönetim Kurulunun vereceği karar kesindir.
- Diğer icra organları ile yapılacak toplantılara bizzat müdür katılır. Ancak önemli bir mazereti olursa bir yardımcısını görevlendirir. Bu durumda müdürlükle ilgili toplantıda alınan kararlardan müdür adına yardımcısı sorumludur.
- Göreve gelen Müdür, teslim aldığı demirbaş ve dokümantasyon envanterini kontrol eder ve Yönetim Kuruluna iletir.
- Müdürlük; Yönetim Kurulu onayı olmaksızın demirbaş satın alamaz. Gerekli gördüğü demirbaşları Genel Sekreterden zimmetli olarak alır ve kullanır. Görev süresi sona erdiğinde üzerine kayıtlı demirbaşları aldığı şekilde teslim etmekle yükümlüdür. Derneğe ait demirbaşların kullanımı ve müdürlüğe ait olanlarının, üçüncü şahıslara verilebilmesini Yönetim Kurulunun onayına sunar.
- Müdür; çalışmaları ile ilgili mali raporları Genel Muhasibe, faaliyet raporlarını Genel Sekretere verir.
- Müdürlüğün çalışmaları esnasında, müdüre teknik yönden müdahale edilemez. Ancak o çalışmaların bitiminde, Yönetim Kurulu lüzum görürse soru açar. Genel sekreter ve görevli Yönetim Kurulu üyesi Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasından sorumlu olduğu için müdürün faaliyetlerini takip edip araştırır.
- Yapılacak Tüm Faaliyetler:
- Aylık rapor,
- Her faaliyet için rapor,
- Faaliyet sonuç raporu şeklinde belirtilecek ve sonuçlandırılacaktır.
-
- Müdürlük her türlü faaliyetini, önceden Yönetim Kuruluna yazı ile bildirip, onay almak zorundadır. Ayrıca müdür, faaliyet bitiminde sonuçları (mali durum ile birlikte) yazılı bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
- Müdür; yapmakta olduğu veya yapacağı çalışmalarda mali kaynak yaratmak amacı içinde olmalıdır. Her türlü harcama için Yönetim Kurulundan onay almak zorundadır. Gerekli hallerde Yönetim Kurulunun belirleyeceği miktar doğrultusunda avans sistemi ile çalışabilir. Her şekilde fatura ve diğer resmi evrakı Genel Muhasibe zamanında teslim etmek zorundadır.
- Müdür; üçer aylık dönemler halinde yaptığı çalışmalar ile ilgili bir raporu Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
-
- Müdür; her ne sebeple olursa olsun görevden ayrıldığı zaman, üzerine kayıtlı demirbaşları Genel Sekretere, avans hesabını da Genel Muhasibe vermek zorundadır.
-
Madde 5.
Müdürlük ile Yönetim Kurulunun ilişkilerini Genel Sekreter yürütür.Ancak müdürlüğün çalışmalarını hızlandırmak, küçük sorunların çözümünü kolaylaştırmak ve Yönetim Kurulunun çalışma zamanını daha iyi kullanabilmesine olanak vermek amacı ile Yönetim Kurulu gerek görürse bir üyesini müdürlükten sorumlu olarak görevlendirebilir.Bunu yapmaz ise sorumluluk ve yetki genel sekreterindir.
Madde 6.
MÜDÜRLÜĞÜN İÇYAPISI
Müdür kendisine üyelerden en az 2 en çok 4 sayıda yardımcı ve gerekli olması halinde çalışmalarına yardımcı olması amacı ile Folklor Kurumu üyesi olan veya üyeliğe hak kazanmayan Folklor Kurumu mensubu kişilerden en fazla 4 (DÖRT) görevli daha seçerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde ret ya da değişiklik kararı alabilir.
Müdür; kadrosunun hareket ve davranışlarından dolayı Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
Müdür, müdür yardımcılarını;
-
-
- Vekil müdür yardımcısı,
- Muhasebeden sorumlu müdür yardımcısı,
- Planlama ve Organizasyon Müdürlüğünden sorumlu müdür yardımcısı,
- Bilişim Kolundan sorumlu müdür yardımcısı olarak görevlendirir.
-
Müdür görevden almak istediği yardımcısı veya görevlisi ile ilgili gerekçeleri belirterek yaptırımı Yönetim Kurulunun onayına sunar. Yardımcılar ve görevliler müdürün kendilerine verdiği görevi yerine getirmekle yükümlüdürler.
-
-
- Görevliler: Müdür ve yardımcıların dışındaki konu uzmanıdır.
-
Madde 7. Hiçbir yardımcı ve görevli, müdürlük dâhilindeki sorunlar konusunda Yönetim Kurulu ile doğrudan ilişki kuramaz. Ancak sorun müdür ile ilgili ise Yönetim Kuruluna başvurabilir.
Madde 8.
MÜDÜRLÜĞÜN YAZIŞMA ESASLARI
-
-
- Müdürlük; Yönetim Kurulundan yetki almadan dış yazışma yapamaz.
- Müdürlük; yaptığı dış yazışmaları mutlaka üç nüsha olarak düzenlemelidir. Bir sureti yazışma yapılan adrese gönderilecek, ikinci nüsha müdürlükçe dosyalanıp saklanacak, üçüncü nüsha ise Yönetim Kuruluna sunulacak olan rapora eklenecektir. Yazışmaların yabancı dilde yapılması halinde, çevirilerin ekli olarak sunulması gerekmektedir.
- Yazışmalar için mutlaka gelen-giden evrak defteri tutulacak ve bu defterde gönderilen yazı ile gelen cevap yazıları ilişkilendirilecektir.
- Yapılan yazışmalar ile ilgili adres, tel, faks vb. iletişim araçları ile ilgili bilgiler müdürlükçe tutulacak bir ana fihristte saklanır.
- Müdürlük yazışmalar sırasında kendisine gönderilen belge, bilgi, video, bant, kitap, dia, dergi, fotoğraf gibi dokümanları tutanakla ilgili birime gönderir. Dernek demirbaşı olması gerekenleri de Yönetim Kuruluna bildirerek demirbaş defterine kayıt ettirir.
- Müdürlük yaptığı görüşmeler ve yazışmalar ile ilgili sonuçları Yönetim Kurulunun onayını alarak karşı tarafa bildirebilir.
-
Yönetim Kurulunun onayı alınmadan; dernek adına basın bildirisi dâhil hiçbir taahhüt ya da yaptırıma girilemez, derneğin hükmi şahsiyetini bağlayıcı açıklamalar yapılamaz, dernek adına konuk olunamaz. Aksi takdirde sorumluluk müdüre aittir.
Madde 9.
Müdürlük kendi bünyelerinde;
-
-
- Demirbaş defteri,
- Gelir-Gider defteri,
- Gelen-Giden evrak defteri,
- Karar defteri ve kendi bölümleri ile ilgili diğer defterleri tutmakla yükümlüdürler.
-
Madde 10.
Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürü çalışmalar dışında haftada 2 yarım gün Folklor Kurumunda mesai yapmak zorundadır. Bu mesainin gün ve saatleri detay programla Yönetim Kuruluna bildirilir.
Madde 11.
Bu iç Tüzükte belirtilmemiş veya atlanmış hususlarda Folklor Kurumu Ana Tüzüğünün ilgili maddelerindeki hükümler uygulanır.
Bu İç Tüzük 04.11.2018 tarihli genel kurul kararı ile yetki verilen Folklor Kurumu Yönetim Kurulunca düzenlenmiştir. Yönetim Kurulunun 02.03.2020 tarih ve 2020 / 82 sayılı kararı ile yürürlüğe konmuştur.
Genel Başkan, Nabey ÖNDER
Genel Sekreter, Remzi YÜZBAŞIOLU
Genel Muhasip, Muammer İSKENDER
Üye, Kemal ŞULEKOLU
Üye, Şevki AKSOY
Üye, Selma ÇOPUR
Üye, Birol ÖLMEZ
Üye, Filiz REÇBER
Üye, Deniz SARIÇAYIR
Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürlüğü İç Tüzüğünü İmza Karşılığı Elden Aldım.
Alaeddin KAYA
TFK Kostüm Dekor ve Aksesuar Müdürü
