DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ İÇ TÜZÜĞÜ

104

Madde 1.
GENEL HÜKÜMLER

Dış İlişkiler Müdürlüğü Ana Tüzüğün 49.  maddesi gereğince kurulan ve çalışan müdürlüklerden biridir.

Amacı;

  1. Folklor Kurumunun yurtiçi ve yurtdışındaki folklor dernekleri, folklor enstitüleri ve akademik kuruluşların faaliyetlerini takip etmek, iletişim kurmak ve bilgi akışını sağlamak,
  2. Folklor Kurumunun yurt dışında tanıtımını sağlamak,
  3. Folklor Kurumunun yurt dışı etkinliklere katılmasını ve yurt dışındaki grupların Kurumun düzenleyeceği etkinliklere katılmasını sağlamaktır.

Madde 2.
Müdür; Yabancı dil bilen Kurum üyeleri arasından Yönetim Kurulu kararı ile atanır.
Müdür; Yönetim Kurulundan atanma yazısını aldıktan sonra asaleten göreve atanmış sayılır.
Görevi kabul ediyor ise atama tarihinden itibaren 15 gün içinde yıllık ana programını, çalışma programlarını, çalışma kadrosunu ve yönetmeliğin diğer maddelerinin öngördüğü hususları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak ve onay almak zorundadır. Müdür tarafından sunulan raporu, Yönetim Kurulu ilk toplantısında görüşüp karara bağlar.Rapor onaylanmadığı takdirde müdür gösterilen sebepleri göz önünde tutarak 7 gün içerisinde raporunu yeniler ve tekrar Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu bu raporu da yetersiz görürse müdür görevden azledilmiş sayılır.
Müdürün görevi bu raporun onayından sonra resmen başlar.
Müdürün görev süresi, Yönetim Kurulunun görev süresi kadardır. Genel kurul sonrasında seçilen Yönetim Kurulu yeni atama yapana kadar görevini devam ettirir.
Müdürün görevi her ne sebeple olursa olsun sona erdiğinde, Yönetim Kurulu tarafından asaleten ya da vekâleten yeni bir müdür ataması yapılıncaya kadar görevine devam eder ve yaptırımlardan sorumludur.

Madde 3.
DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

1.maddede belirtilen amaca uygun olarak;

  1. Yurt içindeki ve dışındaki folklor kuruluşlarına ve folklorla ilgilenen kişilere, basın organlarına Folklor Kurumunu tanıtıcı broşür, ilan, resim, bülten vb. gönderir. Bu faaliyetleri Basın Yayın Müdürlüğü aracılığı ile yapar.
  2. Yurtiçi ve dışındaki festival komiteleri ile görüşmeler yaparak Folklor Kurumunun bu etkinliklere katılımını sağlar.
  3. Yurtiçi ve yurtdışındaki folklor dernekleri, folklor enstitüleri ve akademik kuruluşların faaliyetlerini takip eder, iletişim kurar ve Folklor Kurumunun tanıtımını sağlar.
  4. Kurumun düzenlediği; festival, sempozyum gibi yurtiçi ve yurtdışı etkinliklerde, dış ilişkiler müdürünün doğal üyesi olduğu, Yönetim Kurulu tarafından atanan Festival Komitesi ile birlikte çalışır ve etkinlikleri bu komite ile birlikte düzenler. Yurt dışından gelecek grup ya da bilim adamlarının karşılanması, ağırlanması, konaklaması, işlerinde görev alacak kurum üye ya da elemanlarından yabancı dil bilen kişileri yeterli sayıda seçip, komitenin görüşünü alarak Yönetim Kuruluna bildirir. Bu seçilen görevlilerin etkinlik süresince denetlenmesini de komite ile birlikte yürütür.
  5. Konu ile ilgili görevlilerin eğitimini sağlar.
  6. Uluslararası etkinlik öncesi rehber seçimini yapar ve Yönetim Kuruluna onaylatır.
  7. Arşivlenmesi için yapılacak tüm faaliyetlerin program ve sonuçlarını broşür, fotoğraf, dia, film vb. gibi belgeleri ile beraber Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürlüğüne iletir.
  8. Ayrıca internet ve sosyal medyada yayınlanması gereken, yukarıda belirtilen ilgili dokümanları Basın Yayın Müdürlüğüne iletir.
  9. Başka dernek faaliyetlerinin programlarını takip edip;
  • Ortak faaliyetler,
  • Birlikte yeni oluşumlar,
  • Karşılıklı faaliyetlere katılımlar,
  • Destekleme amaçlı faaliyetlerin programlarını hazırlar ve gerek kendi içinde gerek Yönetim Kurulu tarafından oluşturulacak komitelerle bu faaliyetlerin hayata geçirilmesini sağlar.Kurum içi organizasyonların katılımını Sosyal İlişkiler Müdürlüğü aracılığı ile yapar.
    1. Müdür; yardımcıları ile birlikte, yürüteceği çalışma temposunu, toplantı periyotlarını, sistemini, gün ve saatlerini kendisi kararlaştır ve bilgi için Yönetim Kuruluna sunar. Alınacak karar icra organının karar defterine yazılır.
    2. Müdürün kendisi ve müdürlüğü ile ilgili Yönetim Kurulu kararına itiraz hakkı vardır. Yönetim Kuruluna sunacağı gerekçeli itirazı, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında görüşülür. Yönetim Kurulunun bu defa vereceği karar kesindir.
    3. Müdür; kendi çalışma alanları içinde, Yönetim Kurulunun onayını alarak geçici çalışma komisyonları oluşturabilir. Bu komisyonun çalışmalarından ve sonuçlarından müdür sorumludur.
    4. Müdür; yardımcısı veya görevli kadrosunda yapacağı ilâve ve çıkarma teklifleri ile raporda bulunmayan etkinlikler için hazırlayacağı ek raporu Yönetim Kurulunun onayına sunmak zorundadır.
    5. Müdür; gerek gördüğü hallerde Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde diğer icra organları ile işbirliği yapabilir. Ancak, görev alanı net olmayan konularda, sorumlu icra organına Yönetim Kurulu karar verir.
    6. Müdür; yetki ve görev alanları konusunda diğer icra organları ile uyuşmazlığa düştüğünde, çalışmaya başlamadan önce Yönetim Kuruluna başvurmak zorundadır. Yönetim Kurulunun vereceği karar kesindir.
    7. l) Diğer icra organları ile yapılacak toplantılara bizzat müdür katılır. Ancak önemli bir mazereti olursa bir yardımcısını görevlendirir. Bu durumda müdürlükle ilgili toplantıda alınan kararlardan yardımcısı sorumludur.
      1. Göreve gelen Müdür; teslim aldığı demirbaş ve dokümantasyon envanterini kontrol eder ve Yönetim Kuruluna iletir.
      2. Müdürlük; Yönetim Kurulu onayı olmaksızın demirbaş satın alamaz. Gerekli gördüğü demirbaşları Genel Sekreterden zimmetli olarak alır ve kullanır. Görev süresi sona erdiğinde üzerine kayıtlı demirbaşları aldığı şekilde teslim etmekle yükümlüdür. Derneğe ait demirbaşların kullanımı ve müdürlüğe ait olanlarının, üçüncü şahıslara verilebilmesini Yönetim Kurulunun onayına sunar.
      3. Müdür; çalışmaları ile ilgili faaliyet raporlarını Genel Sekretere, mali raporları Genel Muhasibe verir.
      4. Müdürlüğün çalışmaları esnasında, müdüre teknik yönden müdahale edilemez. Ancak o faaliyetin bitiminde, Yönetim Kurulu gerek görürse uyarıda bulunabilir. Genel sekreter ve görevli Yönetim Kurulu üyesi, Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasından sorumlu oldukları için müdürün faaliyetlerini takip edip araştırır.
      5. r) Yapılacak Tüm Faaliyetler:
        1. Aylık rapor,
        2. Her faaliyet için rapor,
        3. Faaliyet sonuç raporu şeklinde belirtilecek ve sonuçlandırılacaktır.
        4. s) Müdür; müdürlüğün yapmayı planladığı her türlü faaliyeti, önceden Yönetim Kuruluna yazı ile bildirip, onay alır. Ayrıca müdür, faaliyet bitiminde sonuçları yazılı bir rapor halinde Yönetim Kurulu’na sunmak zorundadır.
      6. Müdür; yapmakta olduğu veya yapacağı faaliyetler için mali kaynak yaratmakA macı içinde olmalıdır. Her türlü harcama için Yönetim Kurulundan onay almak zorundadır. Gerekli hallerde Yönetim Kurulunun belirleyeceği miktar doğrultusunda avans sistemi ile çalışabilir. Her şekilde fatura ve diğer resmi evrakı Genel Muhasibe zamanında teslim etmek zorundadır.
        1. Müdür; üçer aylık dönemler halinde yaptığı faaliyetler ile ilgili bir raporu Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.

ü) Müdür; her ne sebeple olursa olsun görevden ayrıldığı zaman, üzerine kayıtlı demirbaşları ve tutmakla zorunlu olduğu defterleri Genel Sekretere, avans hesabını da Genel Muhasibe vermek zorundadır.

Madde 4.

Müdürlük ile Yönetim Kurulunun ilişkilerini Genel Sekreter yürütür; ancak müdürlüğün çalışmalarını hızlandırmak, küçük sorunların çözümünü kolaylaştırmak ve Yönetim Kurulunun çalışma zamanını daha iyi kullanabilmesine olanak vermek amacı ile Yönetim Kurulu gerek görürse bir üyesini müdürlükten sorumlu olarak görevlendirebilir. Bunu yapmaz ise sorumluluk ve yetki genel sekreterindir.

Madde 5.
DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN İÇYAPISI

Müdür kendisine üyelerden en az 2 en çok 4 sayıda yardımcı ve gerekli olması halinde çalışmalarına yardımcı olması amacı ile Folklor Kurumu üyesi olan veya üyeliğe hak kazanmayan Folklor Kurumu mensubu kişilerden en fazla 4 (DÖRT) görevli daha seçerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde ret ya da değişiklik kararı alabilir.
Müdür; kadrosunun hareket ve davranışlarından dolayı Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.

Müdür, müdür yardımcılarını;

        1. Vekil müdür yardımcısı,
        2. Muhasebeden sorumlu müdür yardımcısı,
        3. Planlama ve Organizasyon Müdürlüğünden sorumlu müdür yardımcısı,
        4. Bilişim Kolundan sorumlu müdür yardımcısı olarak görevlendirir.

Müdür görevden almak istediği yardımcısı veya görevlisi ile ilgili gerekçeleri belirterek yaptırımı Yönetim Kurulunun onayına sunar. Yardımcılar ve görevliler müdürün kendilerine verdiği görevi yerine getirmekle yükümlüdürler.

        • Görevliler: Müdür ve yardımcıların dışındaki konu uzmanıdır.

Madde 6.
Hiçbir yardımcı ve görevli, müdürlük dâhilindeki sorunlar konusunda Yönetim Kurulu ile doğrudan ilişki kuramaz. Ancak sorun müdür ile ilgili ise Yönetim Kuruluna başvurabilir.

Madde 7.
DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN YAZIŞMA ESASLARI

        1. Müdürlük, Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde dış yazışmalar yapar.
        2. Müdürlük, yaptığı dış yazışmaları mutlaka üç nüsha olarak düzenlemelidir. Bir sureti yazışma yapılan adrese gönderilecek, ikinci nüsha müdürlükçe dosyalanıp saklanacak, üçüncü nüsha ise Yönetim Kuruluna sunulacak olan rapora eklenecektir. Yazışmaların yabancı dilde yapılması halinde, çevirilerin ekli olarak sunulması gerekmektedir.
        3. Yazışmalar için mutlaka gelen-giden evrak defteri tutulacak ve bu defterde gönderilen yazı ile gelen cevap yazıları ilişkilendirilecektir. Müdürlük yaptığı her faaliyet sonunda faaliyetler ile ilgili bir rapor yazıp Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
        4. Yapılan yazışmalar ile ilgili adres, tel, faks vb. iletişim araçları ile ilgili bilgiler müdürlükçe tutulacak bir ana fihristte saklanır.
        5. Müdürlük yazışmalar sırasında kendisine gönderilen belge, bilgi, video, bant, kitap, dia, dergi, fotoğraf gibi dokümanları tutanakla birlikte ve üst yazı ile Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürlüğüne ve üst yazının bir kopyasını da Yönetim Kuruluna gönderir. Dernek demirbaşı olması gerekenleri de Yönetim Kuruluna bildirerek demirbaş defterine kayıt ettirir.
        6. Müdürlük yaptığı görüşmeler ve yazışmalar sonucu gerçekleşmesi olası etkinlikler için kabul ya da ret cevabını Yönetim Kurulunun onayını alarak karşı tarafa bildirir.

Yönetim Kurulunun onayı alınmadan; dernek adına basın bildirisi dâhil hiçbir taahhüt ya da yaptırıma girilemez, derneğin hükmi şahsiyetini bağlayıcı açıklamalar yapılamaz, dernek adına konuk olunamaz. Aksi takdirde sorumluluk müdüre aittir.

Madde 8.

Müdürlük kendi bünyelerinde;

        1. Demirbaş defteri,
        2. Gelir – Gider defteri,
        3. Gelen – Giden evrak defteri,
        4. Karar defteri ve kendi bölümleri ile ilgili diğer defterleri tutmakla yükümlüdü
        5. Ayrıca; yurt dışındaki festival, yabancı dans ve müzik gruplarının iletişim adresleri fihristini tutar.

Madde 9.
Dış İlişkiler Müdürü çalışmalar dışında haftada 2 yarım gün Kurumda mesai yapmak zorundadır. Bu mesainin gün ve saatleri detay programla Yönetim Kuruluna bildirilir.

Madde 10.
Bu iç Tüzükte belirtilmemiş veya atlanmış hususlarda Folklor Kurumu Ana Tüzüğünün ilgili maddelerindeki hükümler uygulanır.

Bu İç Tüzük 04.11.2018 tarihli genel kurul kararı ile yetki verilen Folklor Kurumu Yönetim Kurulunca düzenlenmiştir. Yönetim Kurulunun 24.02.2020 tarih ve 2020 / 81 sayılı kararı ile yürürlüğe konmuştur.

Genel Başkan, Nabey ÖNDER
Genel Sekreter, Remzi YÜZBAŞIOLU
Genel Muhasip, Muammer İSKENDER
Üye,  Kemal ŞULEKOLU
Üye,  Şevki AKSOY
Üye,  Selma ÇOPUR
Üye,  Birol ÖLMEZ
Üye,  Filiz REÇBER
Üye,  Deniz SARIÇAYIR

Dış İlişkiler Müdürlüğü İç Tüzüğünü İmza Karşılığı Elden Aldım.
Reyhan TURAN
TFK Dış İlişkiler Müdürü