BİLİŞİM MÜDÜRLÜĞÜ İÇ TÜZÜĞÜ

19

Madde 1.
GENEL HÜKÜMLER

Bilişim Müdürlüğü; Ana Tüzüğün 49.  maddesi gereğince kurulan Folklor Kurumu Basın Yayın Müdürlüğüne bağlı, kendi mecrasında bağımsız olarak çalışan bir alt birimdir.
Amacı;

  1. Değişen iletişim dünyasının gereği olarak oluşan koşullarda öncelikle Folklor Kurumunun hükmi şahsiyetini kanunlar çerçevesinde bağlayıcı ve koruyucu çalışmalar yapmak, internet üzerindeki yayınları takip etmek ve bu konuda Yönetim Kurulunu bilgilendirmek,
  2. Bu çerçevede Folklor Kurumunun internet üzerindeki her platformda yapacağı yayınları konusunda çalışma yapmak ve yapılan yayınları Yönetim Kurulunun çizdiği çerçevede yönetmek,
  3. Folklor Kurumu Arşivi için hazırlanan program çerçevesinde eldeki bilgileri bilgisayar ortamına aktarmaya yardımcı olmak,
  4. Yapılan derlemelerde elde edilen yeni bilgileri, düzenli bir biçimde Folklor Kurumu arşivi için hazırlanan program çerçevesinde bilgisayar ortamına aktarmak ve “Folklor Kurumu Arşivi Veri Tabanı” nı oluşturmak,
  5. Folklor Kurumu Derleme Araştırma veri tabanının sürekli yeni bilgilerle beslenmesine yardımcı olmak,
  6. “Folklor Kurumu Arşivi Veri Tabanı” n da arşivlenen bilgileri halk bilim âleminin yararlanmasına sunmak,
  7. Folklor Kurumu Derleme Araştırma programına yüklenen bilgiye istenildiği zaman, herhangi bir mekânda anlık ve hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamaktır.

Madde 2
Faaliyet Alanı: 1. maddede belirtilen amaca uygun olarak;

  1. Folklor Kurumunun Web Sitesini (folklorkurumu.org.tr) oluşturmak ve yenilenmesi için çalışmalar yapmak,
  2. Folklor Kurumunun Web Sitesinin güncel halde tutulması için derneğimiz bünyesindeki tüm organlarla iletişime geçerek faaliyetleri konusunda bilgi paylaşımında bulunmak ve bu çerçevede çalışmalar yapmak,
  3. Folklor Kurumunun Web Sitesinin yabancı dillerde yayınlanmasını sağlamak ve kontrol altında tutmak,
  4. Folklor Kurumunun Web Sitesi bünyesinde derneğimizin organları ile ilgili bilgilendirici sayfaların oluşturulması ve geliştirilmesi için ilgili birimle iletişime geçerek çalışma yapmak,
  5. İhtiyaç duyulan alanlarda kullanılmak üzere ve internet üzerinden gelir sağlamak amacıyla çalışma yapmak,
  6. Üyelerimizin derneğin tüm faaliyetlerinden haberdar olmaları ve yer almaları için internet üzerindeki tüm sosyal platformlarda gerekli olan yayınları oluşturmak ve yapmak,
  7. Folklor Kurumu icra organlarının, kendi elemanları ile iç iletişiminin sağlanmasında kullanılan tüm platformlardaki grup ve oluşumların yaratılmasında yardımcı olmak, bu platformları teknik ve içerik olarak kontrol altında bulundurmak, söz konusu platform ve oluşumları kayıt altında tutmak, gerekli olduğu durumlarda Yönetim Kuruluna rapor halinde sunmak,
  8. Folklor Kurumunun cep telefonları platformunda çalışan uygulamasının geliştirilmesi ve güncel halde tutmak için çalışma yapmak,
  9. Diğer birimlerle gerekli görüldüğünde ortak çalışmalar yapmak,
  10. Gelişen teknolojik koşulları takip ederek Folklor Kurumu için yararlı olabilecek gelişmelerden Yönetim Kurulunu bilgilendirmek ve gerekli çalışmaları yapmak,
  11. Folklor Kurumunun faaliyetlerinde ihtiyaç duyacağı bilişim teknoloji araçlarının temini için çalışma yapmak ve bu araçların kullanımı için eğitim vermek, verimli kullanılmasını sağlamak,
  12. Derneğimiz binalarındaki bilişim alt yapısı [İnternet ağ alt yapısı, data bas paylaşım ve kontrol vb.] ile ilgili çalışmaları yürütmek,
  13. Derneğimizin internet üzerinden canlı yayın platformu ( folklorkurumu.tv) ile ilgili çalışmaları yapmak ve yürütmek,
  14. Derneğimiz organlarının bilişimle ilgili ihtiyaç duyacağı isteklerini teknolojik olarak araştırmak, bilgilendirme yapmak ve gerekirse alt yapı oluşturmak,
  15. Derneğimiz bilgisayar altyapısının teknolojik olarak ekonomik düzeyde tutmak için çalışma yapmak, gerekirse yenilenmesini ve günümüzün şartlarına uyumlu kalmasını sağlamaktır.

Madde 3.
Bilişim Müdürü Folklor Kurumu üyeleri arasından Yönetim Kurulu kararı ile atanır.
Bilişim Müdürü Yönetim Kurulundan atanma yazısını aldıktan sonra asaleten göreve atanmış sayılır.
Görevi kabul ediyor ise atama tarihinden itibaren 15 gün içinde yıllık çalışma programlarını, çalışma kadrosunu ve iç tüzüğün diğer maddelerinin öngördüğü hususları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak ve onay almak zorundadır. Müdür tarafından sunulan raporu, Yönetim Kurulu ilk toplantısında görüşüp karara bağlar.
Rapor onaylanmadığı takdirde müdür gösterilen sebepleri göz önünde tutarak 7 gün içerisinde raporunu yeniler ve tekrar Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu bu raporu da yetersiz görürse müdür görevden azledilmiş sayılır.
Müdürün görevi bu raporun onayından sonra resmen başlar.
Müdürün görev süresi, Yönetim Kurulunun görev süresi kadardır.
Müdürün görevi her ne sebeple olursa olsun sona erdiğinde, Yönetim Kurulu tarafından asaleten ya da vekâleten yeni bir müdür ataması yapılıncaya kadar görevine devam eder ve yaptırımlardan sorumludur.

Madde 4.
BİLİŞİM MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

    1. Müdür; yardımcıları ile birlikte, yürüteceği çalışma temposunu, toplantı periyotlarını, sistemini, gün ve saatlerini kendisi kararlaştır ve bilgi için Yönetim Kuruluna sunar. Alınacak karar icra organının karar defterine yazılır.
    2. Müdürün kendisi ve müdürlüğü ile ilgili Yönetim Kurulu kararına itiraz hakkı vardır. Yönetim Kuruluna sunacağı gerekçeli itirazı, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında görüşülür. Yönetim Kurulunun bu defa vereceği karar kesindir.
    3. Müdür; kendi çalışma alanları içinde, Yönetim Kurulunun onayını alarak geçici çalışma komisyonları oluşturabilir. Bu komisyonun çalışmalarından ve sonuçlarından müdür sorumludur.
    4. Müdür; yardımcısı veya görevli kadrosunda yapacağı ilâve ve çıkarma teklifleri ile raporda bulunmayan etkinlikler için hazırlayacağı ek raporu Yönetim Kurulunun onayına sunmak zorundadır.
    5. Müdür; gerek gördüğü hallerde Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde diğer icra organları ile işbirliği yapabilir. Ancak, görev alanı net olmayan konularda, sorumlu icra organına Yönetim Kurulu karar verir.
    6. Müdür; yetki ve görev alanları konusunda diğer icra organları ile uyuşmazlığa düştüğünde, çalışmaya başlamadan önce Yönetim Kuruluna başvurmak zorundadır. Yönetim Kurulunun vereceği karar kesindir.
    7. g) Diğer icra organları ile yapılacak toplantılara bizzat müdür katılır. Ancak önemli
      bir mazereti varsa bir yardımcısını görevlendirir. Bu durumda müdürlükle ilgili toplantıda alınan kararlardan yardımcısı sorumludur.
    8. Göreve gelen Müdür, teslim aldığı demirbaş ve dokümantasyon envanterini kontrol eder ve Yönetim Kuruluna iletir.
    9. Müdürlük; Yönetim Kurulu onayı olmaksızın demirbaş satın alamaz. Gerekli gördüğü demirbaşları Genel Sekreterden zimmetli olarak alır ve kullanır. Görev süresi sona erdiğinde üzerine kayıtlı demirbaşları aldığı şekilde teslim etmekle yükümlüdür. Derneğe ait demirbaşların kullanımı ve müdürlüğe ait olanlarının, üçüncü şahıslara verilebilmesini Yönetim Kurulunun onayına sunar.
    10. Müdür; çalışmaları ile ilgili faaliyet raporlarını Genel Sekretere, mali raporları Genel Muhasibe verir.
    11. Müdürlüğün çalışmaları esnasında, müdüre teknik yönden müdahale edilemez. Ancak o faaliyetin bitiminde, Yönetim Kurulu gerek görürse uyarıda bulunabilir. Genel sekreter, Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasından sorumlu olduğu için müdürün faaliyetlerini takip edip araştırır.
    12. l) Yapılacak Tüm Faaliyetler:
    13. Aylık rapor,
    14. Her faaliyet için rapor,
    15. Faaliyet sonuç raporu şeklinde belirtilecek ve sonuçlandırılacaktır.
    16. Müdürlüğün yapmayı planladığı her türlü faaliyeti, önceden Yönetim Kuruluna
      yazı ile bildirip, onay almak zorundadır. Ayrıca müdür, faaliyet bitiminde sonuçları yazılı bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
    17. Müdür; yapmakta olduğu veya yapacağı faaliyetler için mali kaynak yaratmak amacı içinde olmalıdır. Her türlü harcama için Yönetim Kurulundan onay almak zorundadır. Gerekli hallerde Yönetim Kurulunun belirleyeceği miktar doğrultusunda avans sistemi ile çalışabilir. Her şekilde fatura ve diğer resmi evrakı Genel Muhasibe zamanında teslim etmek zorundadır.
    18. Müdür; üçer aylık dönemler halinde yaptığı faaliyetler ile ilgili bir raporu Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
    19. Müdür; her ne sebeple olursa olsun görevden ayrıldığı zaman, üzerine kayıtlı demirbaşları ve tutmakla zorunlu olduğu defterleri Genel Sekretere, avans hesabını da Genel Muhasibe vermek zorundadır.

Madde 5.
Müdürlük ile Yönetim Kurulunun ilişkilerini Genel Sekreter yürütür; ancak müdürlüğün çalışmalarını hızlandırmak, küçük sorunların çözümünü kolaylaştırmak ve Yönetim Kurulunun çalışma zamanını daha iyi kullanabilmesine olanak vermek amacı ile Yönetim Kurulu gerek görürse bir üyesini müdürlükten sorumlu olarak görevlendirebilir. Bunu yapmaz ise sorumluluk ve yetki genel sekreterindir.

Madde 8.
BİLİŞİM MÜDÜRLÜĞÜNÜN  İÇYAPISI

Müdür kendisine üyelerden en az 2 en çok 4 sayıda yardımcı ve gerekli olması halinde çalışmalarına yardımcı olması amacı ile Folklor Kurumu üyesi olan veya üyeliğe hak kazanmayan Folklor Kurumu mensubu kişilerden en fazla 4 (Dört) görevli daha seçerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde ret ya da değişiklik kararı alabilir.
Müdür; kadrosunun hareket ve davranışlarından dolayı Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
Müdür görevden almak istediği yardımcısı veya görevlisi ile ilgili gerekçeleri belirterek yaptırımı Yönetim Kurulunun onayına sunar. Yardımcılar ve görevliler müdürün kendilerine verdiği görevi yerine getirmekle yükümlüdürler.

      • Görevliler: Müdür, yardımcı ve elemanların dışında konu uzmanıdır.

Madde 9.

Hiçbir yardımcı ve görevli, müdürlük dâhilindeki sorunlar konusunda Yönetim Kurulu ile doğrudan ilişki kuramaz. Ancak sorun müdür ile ilgili ise Yönetim Kuruluna başvurabilir.

Madde 10.
BİLİŞİM MÜDÜRLÜĞÜNÜN YAZIŞMA ESASLARI

      1. Müdürlük; Yönetim Kurulundan yetki almadan dış yazışma yapamaz.
      2. Müdürlük; yaptığı dış yazışmaları mutlaka üç nüsha olarak düzenlemelidir. Bir sureti yazışma yapılan adrese gönderilecek, ikinci nüsha müdürlükçe dosyalanıp saklanacak, üçüncü nüsha ise Yönetim Kuruluna sunulacak olan rapora eklenecektir. Yazışmaların yabancı dilde yapılması halinde, çevirilerin ekli olarak sunulması gerekmektedir.
      3. Yazışmalar için mutlaka gelen-giden evrak defteri tutulacak ve bu defterde gönderilen yazı ile gelen cevap yazıları ilişkilendirilecektir. Müdürlük yaptığı her faaliyet sonunda faaliyetler ile ilgili bir rapor yazıp Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
      4. Yapılan yazışmalar ile ilgili adres, tel, faks vb. iletişim araçları ile ilgili bilgiler müdürlükçe tutulacak bir ana fihristte saklanır.
      5. Müdürlük yazışmalar sırasında kendisine gönderilen belge, bilgi, video, bant, kitap, dia, dergi, fotoğraf gibi dokümanları tutanakla ilgili birime gönderir. Dernek demirbaşı olması gerekenleri de Yönetim Kuruluna bildirerek demirbaş defterine kayıt ettirir.
      6. Müdürlük yaptığı görüşmeler ve yazışmalar sonucu gerçekleşmesi olası etkinlikler için kabul ya da ret cevabını Yönetim Kurulunun onayını alarak karşı tarafa bildirir.

Yönetim Kurulunun onayı alınmadan; dernek adına basın bildirisi dâhil hiçbir taahhüt ya da yaptırıma girilemez, derneğin hükmi şahsiyetini bağlayıcı açıklamalar yapılamaz, dernek adına konuk olunamaz. Aksi takdirde sorumluluk müdüre aittir.

Madde 11.
Müdürlük kendi bünyelerinde;

      1. Demirbaş defteri
      2. Gelir – Gider defteri
      3. Gelen – Giden evrak defteri
      4. Karar defteri ve kendi bölümleri ile ilgili diğer defterleri tutmakla yükümlüdürler

Madde 12.
Bilişim Müdürü çalışmalar dışında haftada 2 yarım gün Folklor Kurumunda mesai yapmak zorundadır. Bu mesainin gün ve saatleri detay programla Yönetim Kuruluna bildirilir.

Madde 13.
Bu iç Tüzükte belirtilmemiş veya atlanmış hususlarda Folklor Kurumu Ana Tüzüğünün ilgili maddelerindeki hükümler uygulanır.
Bu İç Tüzük 04.11.2018 tarihli genel kurul kararı ile yetki verilen Yönetim Kurulunca düzenlenmiştir. Yönetim Kurulunun 16.03.2020.tarih ve 2020/ 84 sayılı kararı ile yürürlüğe konmuştur.

Genel Başkan, Nabey ÖNDER
Genel Sekreter, Remzi YÜZBAŞIOLU
Genel Muhasip, Muammer İSKENDER
Üye,  Kemal ŞULEKOLU
Üye,  Şevki AKSOY
Üye,  Selma ÇOPUR
Üye,  Birol ÖLMEZ
Üye,  Filiz REÇBER
Üye,  Deniz SARIÇAYIR

Bilişim Müdürlüğü İç Tüzüğü İmza Karşılığı Elden Aldım
Ergün PEDÜK.
TFK Bilişim Müdürü