DERLEME ARAŞTIRMA VE ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ İÇ TÜZÜĞÜ

285

Madde 1.
GENEL HÜKÜMLER

Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürlüğü Ana Tüzüğün 49.  maddesi gereğince çalışan müdürlüklerden biridir.
Amacı;

  1. Türk folkloru üzerine araştırma, inceleme, derlemeler yapmak,
  2. Bu amaçla komisyonlar oluşturmak,
  3. Yapılan derlemelerde elde edilen yeni bilgileri, düzenli bir biçimde Folklor Kurumu derleme arşivi için hazırlanan program çerçevesinde bilgisayar ortamına aktarmak ve “Folklor Kurumu Derleme Arşivi Veri Tabanı” nı oluşturmak,
  4. Folklor Kurumu Derleme Araştırma veri tabanını sürekli yeni bilgilerle beslemek,
  5. Bu bilgilerin saklanması, korunması, erişilmesi ve paylaşılması gibi süreçlere olanak sağlamak,
  6. Folklor Kurumu Bilişim birimi kanalıyla yüklenen bilgiye istenildiği zaman, herhangi bir mekânda anlık ve hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamak,
  7. Ağırlıklı olarak folklor alanındaki kitaplardan oluşan kütüphanesini ve arşivi kullanılır hale getirmek,
  8. Folklor ve derleme eğitimi vermek,
  9. Grup ve öğretici ödevlerini hazırlayıp sonuçlandırmak,
  10. Sergi, seminer, konferans gibi etkinlikleri ilgili birimlerle beraber hazırlamak,
  11. Folklor alanında panel ve sempozyum çalışmaları yapıp Yönetim Kuruluna sunmak,
  12. Derneğin tüm birimlerinden gelen dokümantasyon ve arşivi tasnif edip korumaktır.
  13. Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürlüğü olarak komisyonlar kurup, folklor alanında eğitim vermektir.

Madde 2
Faaliyet Alanı: 1. maddede belirtilen amaca uygun olarak;

  1. Folklor Kurumu bünyesinde bulunan kurslar ve gruplardaki üye kayıt belgesi ve evrakı her yıl dönem sonunda teslim alır, arşivler, tasnif ve istatistik çalışmalarını yapar, kartotekse ve bilgisayara kaydeder. Ayrıca bu dokümanları 5 (beş) yıl süreyle saklar.
  2. Bu konuda sürekli geliştirilebilecek kartoteks sistemini kurar.
  3. Kurum bünyesindeki tüm kitap, doküman, belge, bilgi ve materyalleri (ses kayıt, dia, foto, el yazması, derleme, el sanatları ürünü, giysi vb.) tasnif eder, dosyalar, sistematik hazırlar ve kullanıma hazır hale getirir.
  4. Kütüphaneyi gerek Folklor Kurumu üyelerinin ve gerekse araştırmacıların kullanımına hazır hale getirip kullanılmasını sağlar.
  5. Maddi Folklor ürünlerinden giysi ve aksesuarların korunup saklanmasını sağlar.
  6. Sosyal İlişkiler Müdürlüğü aracılığı ile Folklor Kurumu elemanları ya da diğer folklorculara arşivdeki dokümanlardan faydalanarak sergi açar, tanıtım yapar.
  7. Öncelikle Basın Yayın Müdürlüğünce çıkarılan Folklor Dergisinde olmak üzere Halkbilim ve Geleneksel Kültür kapsamındaki dergi, kitap, broşür ve benzeri yayınlara arşivden yazılar hazırlayıp yayınlanmasını sağlar.
  8. Folklor Kurumu üyeleri ve Halkbilimcilere derlemeci ve araştırmacı yetiştirmek için kurslar düzenler, eğitim çalışmaları yapar.
  9. Yurtiçi ve yurtdışındaki Derleme-Araştırma amaçlı festival, panel, sempozyum vb. faaliyetleri Folklor Kurumu adına takip eder, gerekirse Dış İlişkiler Müdürlüğü denetiminde Folklor Kurumu adına hazırlanan bildiri, makale ve araştırmaları sunar.
  10. Grup başkanlıkları ve kurs müdürlüklerindeki stajyer ve kursiyerlerin derleme konularını hazırlar, derleme komisyonu kurar, derlemelerin incelenip sonuçlanmasını sağlar.
  11. Folklor kapsamlı yayınları takip eder. Yönetim Kurulu aracılığı ile teminini sağlar.
  12. Seminer, konferans, panel ve sempozyum çalışmaları için üniversitelerin ilgili birimleri ile iletişim kurup çalışmalar yapar.

Madde 3.
Müdür; Kurum üyeleri arasından Yönetim Kurulu kararı ile atanır.
Müdür; Yönetim Kurulundan atanma yazısını aldıktan sonra asaleten göreve atanmış sayılır.
Görevi kabul ediyor ise atama tarihinden itibaren 15 gün içinde yıllık ana programını, çalışma programlarını, çalışma kadrosunu ve iç tüzüğün diğer maddelerinin öngördüğü hususları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak ve onay almak zorundadır. Müdür tarafından sunulan raporu, Yönetim Kurulu ilk toplantısında görüşüp karara bağlar.             Rapor onaylanmadığı takdirde müdür gösterilen sebepleri göz önünde tutarak 7 gün içerisinde raporunu yeniler ve tekrar Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu bu raporu da yetersiz görürse müdür görevden azledilmiş sayılır.
Müdürün görevi bu raporun onayından sonra resmen başlar.
Müdürün görev süresi, Yönetim Kurulunun görev süresi kadardır. Genel kurul sonrasında seçilen Yönetim Kurulu yeni atama yapana kadar görevi devam ettirir.
Müdürün görevi her ne sebeple olursa olsun sona erdiğinde, Yönetim Kurulu tarafından asaleten ya da vekâleten yeni bir müdür ataması yapılıncaya kadar görevine devam eder ve yaptırımlardan sorumludur.

Madde 4.
DERLEME ARAŞTIRMA VE ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

  1. Müdür; yardımcıları ile birlikte, yürüteceği çalışma temposunu, toplantı periyotlarını, sistemini, gün ve saatlerini kendisi kararlaştır ve bilgi için Yönetim Kuruluna sunar. Alınacak karar icra organının karar defterine yazılır.
  2. Müdürün kendisi ve müdürlüğü ile ilgili Yönetim Kurulu kararına itiraz hakkı vardır. Yönetim Kuruluna sunacağı gerekçeli itirazı, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında görüşülür. Yönetim Kurulunun bu defa vereceği karar kesindir.
  3. Müdür; kendi çalışma alanları içinde, Yönetim Kurulunun onayını alarak geçici çalışma komisyonları oluşturabilir. Bu komisyonun çalışmalarından ve sonuçlarından müdür sorumludur.
  4. Müdür; yardımcısı veya görevli kadrosunda yapacağı ilâve ve çıkarma teklifleri ile raporda bulunmayan etkinlikler için hazırlayacağı ek raporu Yönetim Kurulunun onayına sunmak zorundadır.
  5. Müdür; gerek gördüğü hallerde Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde diğer icra organları ile işbirliği yapabilir. Ancak, görev alanı net olmayan konularda, sorumlu icra organına Yönetim Kurulu karar verir.
  6. Müdür; yetki ve görev alanları konusunda diğer icra organları ile uyuşmazlığa düştüğünde, çalışmaya başlamadan önce Yönetim Kuruluna başvurmak zorundadır. Yönetim Kurulunun vereceği karar kesindir.
  7. g) Diğer icra organları ile yapılacak toplantılara bizzat müdür katılır. Ancak önemli bir mazereti olursa vekilini ya da bir yardımcısını görevlendirir. Bu durumda müdürlükle ilgili toplantıda alınan kararlardan vekili veya yardımcısı müdür adına sorumludur.
  8. Göreve gelen Müdür, teslim aldığı demirbaş ve dokümantasyon envanterini kontrol eder ve Yönetim Kuruluna iletir.
  9. Müdürlük; Yönetim Kurulu onayı olmaksızın demirbaş satın alamaz. Gerekli gördüğü demirbaşları Genel Sekreterden zimmetli olarak alır ve kullanır. Görev süresi sona erdiğinde üzerine kayıtlı demirbaşları aldığı şekilde teslim etmekle yükümlüdür. Derneğe ait demirbaşların kullanımı ve müdürlüğe ait olanlarının, üçüncü şahıslara verilebilmesini Yönetim Kurulunun onayına sunar.
  10. Müdür; çalışmaları ile ilgili faaliyet raporlarını Genel Sekretere, mali raporları Genel Muhasibe verir.
  11. Müdürlüğün çalışmaları esnasında, müdüre teknik yönden müdahale edilemez. Ancak o faaliyetin bitiminde, Yönetim Kurulu gerek görürse uyarıda bulunabilir. Genel sekreter, Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasından sorumlu olduğu için müdürün faaliyetlerini takip edip araştırır.
  12. l) Yapılacak Tüm Faaliyetler:
    1. Aylık rapor,
    2. Her faaliyet için rapor,
    3. Faaliyet sonuç raporu şeklinde belirtilecek ve sonuçlandırılacaktır.
  13. Müdürlüğün yapmayı planladığı her türlü faaliyeti, önceden Yönetim Kuruluna

yazı ile bildirip, onay alır. Ayrıca müdür, faaliyet bitiminde sonuçları (mali durum ile birlikte) yazılı bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.

  1. Müdür; yapmakta olduğu veya yapacağı faaliyetler için mali kaynak yaratmak

amacı içinde olmalıdır. Her türlü harcama için Yönetim Kurulundan onay almak zorundadır. Gerekli hallerde Yönetim Kurulunun belirleyeceği miktar doğrultusunda avans sistemi ile çalışabilir. Her şekilde fatura ve diğer resmi evrakı Genel Muhasibe zamanında teslim etmek zorundadır.

  1. Müdür; üçer aylık dönemler halinde yaptığı faaliyetler ile ilgili bir raporu Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
  2. Müdür; her ne sebeple olursa olsun görevden ayrıldığı zaman, üzerine kayıtlı demirbaşları ve tutmakla zorunlu olduğu defterleri Genel Sekretere, avans hesabını da Genel Muhasibe vermek zorundadır.
  3. Folklor Kurumu Derleme Arşivi veri tabanını aktif hale getirecek güncellemeler yapar. İnternet ortamında veri tabanı ile ilgili gelecek istekleri karşılar.
  4. Folklor Kurumu birimlerinden gelen dokümantasyon ve arşiv belgelerini 5 (beş) yıl süre korur, süresi biten belgeleri kalıcı arşive aktarır.
  5. Üniversitelerin, folklorla ilgili birimleri ile ilişki kurar, ortak etkinlikler yapmayı sağlar.

Madde 5.
Müdürlük ile Yönetim Kurulunun ilişkilerini Genel Sekreter yürütür; ancak müdürlüğün çalışmalarını hızlandırmak, küçük sorunların çözümünü kolaylaştırmak ve Yönetim Kurulunun çalışma zamanını daha iyi kullanabilmesine olanak vermek amacı ile Yönetim Kurulu gerek görürse bir üyesini müdürlükten sorumlu olarak görevlendirebilir. Bunu yapmaz ise sorumluluk ve yetki genel sekreterindir.

Madde 6.  
DERLEME ARAŞTIRMA VE ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜNÜN İÇYAPISI

Müdür kendisine üyelerden en az 2 en çok 4 sayıda yardımcı ve gerekli olması halinde çalışmalarına yardımcı olması amacı ile Folklor Kurumu üyesi olan veya üyeliğe hak kazanmayan Folklor Kurumu mensubu kişilerden en fazla 4 (DÖRT) görevli daha seçerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde ret ya da değişiklik kararı alabilir.
Müdür; kadrosunun hareket ve davranışlarından dolayı Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürü, müdür yardımcılarını;

  1. Vekil müdür yardımcısı,
  2. Muhasebeden sorumlu müdür yardımcısı,
  3. Planlama ve Organizasyon Müdürlüğünden sorumlu müdür yardımcısı,
  4. Bilişim Kolundan sorumlu müdür yardımcısı olarak görevlendirir.

Müdür görevden almak istediği yardımcısı veya görevlisi ile ilgili gerekçeleri belirterek yaptırımı Yönetim Kurulunun onayına sunar. Yardımcılar ve görevliler müdürün kendilerine verdiği görevi yerine getirmekle yükümlüdürler.

  • Görevliler: Müdür ve yardımcıların dışındaki konu uzmanıdır.

Madde 7.

Hiçbir yardımcı ve görevli, müdürlük dâhilindeki sorunlar konusunda Yönetim Kurulu ile doğrudan ilişki kuramaz. Ancak sorun müdür ile ilgili ise Yönetim Kuruluna başvurabilir.

Madde 8.
MÜDÜRLÜĞÜN YAZIŞMA ESASLARI

  1. Müdürlük, Yönetim Kurulundan yetki almadan dış yazışma yapamaz.
  2. Müdürlük, yaptığı dış yazışmaları mutlaka üç nüsha olarak düzenlemelidir. Bir sureti yazışma yapılan adrese gönderilecek, ikinci nüsha müdürlükçe dosyalanıp saklanacak, üçüncü nüsha ise Yönetim Kuruluna sunulacak olan rapora eklenecektir. Yazışmaların yabancı dilde yapılması halinde, çevirilerin ekli olarak sunulması gerekmektedir.
  3. Yazışmalar için mutlaka gelen-giden evrak defteri tutulacak ve bu defterde gönderilen yazı ile gelen cevap yazıları ilişkilendirilecektir. Müdürlük yaptığı her faaliyet sonunda faaliyetler ile ilgili bir rapor yazıp Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
  4. Yapılan yazışmalar ile ilgili adres, tel, faks vb. iletişim araçları ile ilgili bilgiler müdürlükçe tutulacak bir ana fihristte saklanır.
  5. Müdürlük yazışmalar sırasında kendisine gönderilen belge, bilgi, video, bant, kitap, dia, dergi, fotoğraf gibi dokümanları arşive aktarır. Dernek demirbaşı olması gerekenleri de Yönetim Kuruluna bildirerek demirbaş defterine kayıt ettirir.
  6. Müdürlük yaptığı görüşmeler ve yazışmalar sonucu gerçekleşmesi olası etkinlikler için kabul ya da ret cevabını Yönetim Kurulunun onayını alarak karşı tarafa bildirebilir.

Yönetim Kurulunun onayı alınmadan; dernek adına basın bildirisi dâhil hiçbir taahhüt ya da yaptırıma girilemez, derneğin hükmi şahsiyetini bağlayıcı açıklamalar yapılamaz, dernek adına konuk olunamaz. Aksi takdirde sorumluluk müdüre aittir.

Madde 9.
Müdürlük kendi bünyelerinde;

  1. Demirbaş defteri,
  2. Gelir – Gider defteri,
  3. Gelen – Giden evrak defteri,
  4. Karar defteri,
  5. Müdürlüğü ile ilgili kişiler ve folklor uzmanlarının iletişim bilgileri (fihrist) defterini tutar.

Ayrıca; kendi bölümleri ile ilgili diğer defterleri tutmakla yükümlüdür.

Madde 10.
Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürü çalışmalar dışında haftada 2 yarım gün Folklor Kurumunda mesai yapmak zorundadır. Bu mesainin gün ve saatleri detay programla Yönetim Kuruluna bildirilir.

Madde 11.
Bu iç Tüzükte belirtilmemiş veya atlanmış hususlarda Folklor Kurumu Ana Tüzüğünün ilgili maddelerindeki hükümler uygulanır.

Bu İç Tüzük 04.11.2018 tarihli genel kurul kararı ile yetki verilen Folklor Kurumu Yönetim Kurulunca düzenlenmiştir. Yönetim Kurulunun 02.03.2020 tarih ve 2020 / 82 sayılı kararı ile yürürlüğe konmuştur.

Genel Başkan, Nabey ÖNDER
Genel Sekreter, Remzi YÜZBAŞIOLU
Genel Muhasip, Muammer İSKENDER
Üye,  Kemal ŞULEKOLU
Üye,  Şevki AKSOY
Üye,  Selma ÇOPUR
Üye,  Birol ÖLMEZ
Üye,  Filiz REÇBER
Üye,  Deniz SARIÇAYIR

Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürlüğü İç Tüzüğünü İmza Karşılığı Elden Aldım.
İffet GÖZMEN
TFK Derleme Araştırma ve Arşiv Müdürü